Soy partidaria de planificar
un texto siempre que es complejo, es decir, si por alguna razón hay que comunicar varias ideas de cierta complicación en un mismo texto. Pero si el texto o el documento es largo, es totalmente necesario. Cada uno tiene sus fórmulas, yo sigo siendo muy amante del papel para hacer esquemas, aunque luego el documento definitivo lo escriba directamente en el ordenador y trabaje sobre esa versión. Así que, lo primero siempre será tener claro qué quieres conseguir con ese documento, es decir, tu objetivo, y el mensaje, o mensajes principales a transmitir.
Intenta que sea uno el principal o los menos posibles. El siguiente paso, cuando tienes que redactar algún tipo de informe, presentación o documento largo, es hacer un esquema incluyendo las ideas principales que debe contener, y los apartados en los que vamos a separar esas ideas que pueden coincidir o no. Para que te resulte más sencillo, piensa en el esquema como el índice del documento, ¿qué apartados va a tener. Bien porque tú quieras incluirlos o porque el tipo de documento que escribes tiene una estructura concreta a la que debas ceñirte.
Cuando tengas claro esos apartados tendrás que ordenarlos y jerarquizarlos, en qué orden los vas a escribir, o mejor aún, en qué orden deben leerse para que se entienda todo correctamente. Puedes, simplemente, ir numerando los apartados que habías escrito previamente, ahora, lee los apartados en el orden que has puesto. ¿Tiene sentido? ¿Has puesto primero lo más importante y después la información complementaria?
¿O has elegido una estructura temporal? Me refiero a que pongas primero lo más reciente, y después lo más antiguo o al revés, dependiendo del tipo de documento, tendrá más sentido una estructura u otra. Cuando esté completo el documento, al revisarlo es posible que eches en falta alguna información o algún apartado que podrás añadir entonces. Es importante poner siempre las fuentes de los datos que incluyas, eso le da rigor a tu documento y permite que el lector los consulte.
De hecho, si la fuente está en Internet, mejor poner también un link directo para su consulta. Pero ojo, cualquiera puede publicar en Internet, así que el hecho de que esté ahí, no quiere decir que los datos sean correctos ni estén contrastados. Usa solo fuentes fiables. Por último, recuerda que siempre que puedas, es conveniente incluir al principio del documento un resumen del contenido, y al final del mismo, unas conclusiones. Esto facilita mucho la lectura, y en cierto modo te aseguras de que si alguien lo lee al completo, al menos lea lo principal en esos apartados. ¿Sueles hacer este proceso cuando escribes textos largos? Si no, te lo aconsejo. Te puede llevar algo más de tiempo al principio, pero en cuanto te habitúes, verás que ahorras tiempo, al no tener que hacer tantas correcciones, y lo principal, tus textos estarán más claros y ordenados.